組織管理的質(zhì)量是影響企業(yè)運作效率的重要因素之一。今天，我們向各位道友分享帆軟自己是如何用簡道云搭建HR系統(tǒng)的。

Tips：本文中的“同學(xué)”，是對帆軟員工的稱呼。本文由帆軟人事同學(xué)提供。

(相關(guān)資料圖)

最初，在帆軟的快速成長期，公司聚焦發(fā)展，并沒有投入太多精力搭建人事系統(tǒng)。那時的系統(tǒng)，剛好可以滿足人事同學(xué)業(yè)務(wù)的需求。隨著公司體量增長和業(yè)務(wù)的發(fā)展，新場景、新需求浮出水面，HR管理系統(tǒng)的更新迭代已經(jīng)迫在眉睫。

為了提高人事同學(xué)辦公效率，優(yōu)化所有帆軟同學(xué)的工作體驗，我們希望升級一套具備完整的流程閉環(huán)、理解成本更低、用戶操作更加簡單、更完善的底層表單設(shè)計等特點的人力資源系統(tǒng)。

參考模板：/1pkam

需求分析&系統(tǒng)規(guī)劃

著手建設(shè)系統(tǒng)前，我們開展了需求收集及分析工作。我們將內(nèi)部用戶劃分為三類人群（全體同學(xué)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、HR）分別展開調(diào)研、記錄需求；與此同時，我們還開展了競品分析，了解更加靈活的系統(tǒng)底層架構(gòu)。

為了讓迭代更加敏捷，我們選擇用簡道云重新搭建一套完整且可持續(xù)發(fā)展的人力資源系統(tǒng)。零代碼開發(fā)既可以滿足當(dāng)前人事流程的流轉(zhuǎn)和服務(wù)于經(jīng)營管理的需求，又可以滿足未來業(yè)務(wù)發(fā)展后的潛在需求。

隨后，項目團(tuán)隊初步嘗試在簡道云上做簡單的demo搭建和特定功能的測試驗收，并從底層的數(shù)據(jù)架構(gòu)到中間層的服務(wù)支撐再到用戶層的具體功能，逐一開展系統(tǒng)設(shè)計。

通過整體規(guī)劃，我們最終實現(xiàn)了業(yè)務(wù)需求的落地，而后進(jìn)行了新系統(tǒng)的落地推廣。新系統(tǒng)落地在FineHR、招聘系統(tǒng)、員工自助服務(wù)這三個應(yīng)用中，涵蓋了包含組織規(guī)劃、HC規(guī)劃、招聘管理、入職管理、人員異動、離職管理、人才檔案等多個功能模塊。

典型場景

下面通過幾個典型場景，介紹系統(tǒng)的搭建邏輯以及實現(xiàn)的效果。

場景一：構(gòu)建基礎(chǔ)人力流程閉環(huán)

公司在建設(shè)原來的系統(tǒng)時，沒有對數(shù)據(jù)查詢鏈路做很詳細(xì)的規(guī)劃。比如在待入職階段，無法準(zhǔn)確定位到同學(xué)占用的是哪個HC，因而核對數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響內(nèi)部管理效率。

基于整體的設(shè)計規(guī)劃和流程鏈路，人事團(tuán)隊拉通管理共識，確認(rèn)了各環(huán)節(jié)的職責(zé)拆分，明確各流程之間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)則，通過流程表單完成業(yè)務(wù)流程的搭建，實現(xiàn)流程通知、提醒到人，確保業(yè)務(wù)流程能夠順利流轉(zhuǎn)。

接下來，通過智能助手和API接口，完成人力資源主數(shù)據(jù)存儲、流程與人力資源主數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)交互等功能，切實服務(wù)于流程的各個場景，進(jìn)一步提升用戶體驗和流程效率。通過儀表盤功能，將員工檔案呈現(xiàn)在數(shù)據(jù)看板上。

為了支持各業(yè)務(wù)團(tuán)隊搭建自己的系統(tǒng)時調(diào)用人事數(shù)據(jù)，團(tuán)隊用簡道云的數(shù)據(jù)工廠、基礎(chǔ)表單和關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的功能，為公司建設(shè)了三張組織&人員&HC的公共服務(wù)表單，實現(xiàn)權(quán)限管控下的數(shù)據(jù)可見、可查、可調(diào)用。

基礎(chǔ)的人力流程閉環(huán)，不僅滿足了業(yè)務(wù)實際需求，還實現(xiàn)了人力資源系統(tǒng)系統(tǒng)穩(wěn)定底層架構(gòu)的搭建，為后續(xù)快速實現(xiàn)新需求夯實了基礎(chǔ)。之前常出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯誤或疑似無法快速溯源等問題得到徹底解決，組織、人員和HC數(shù)據(jù)，都能通過不斷下鉆快速定位到問題的本質(zhì)，進(jìn)而輔助人事從技術(shù)或者管理層面解決問題。

場景二：ALL in one的數(shù)字化員工檔案

從前，公司沒有設(shè)置統(tǒng)一的人事檔案查詢?nèi)肟?，人事同學(xué)需要到各個系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，隨著系統(tǒng)中搭建的流程表單越來越多，找起來越發(fā)困難。

為解決該問題，我們梳理了不同角色對數(shù)據(jù)需求的不同內(nèi)容，比如區(qū)分為管理者、HR、普通同學(xué)等，通過API將尚不在簡道云系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入系統(tǒng)，然后使用智能助手進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速集成。

為了優(yōu)化體驗，我們使用關(guān)聯(lián)查詢和按鈕功能，將員工檔案進(jìn)一步拓展為管理入口，鏈接人員異動、信息變更、人員離職等相關(guān)的流程，實現(xiàn)管理動作的一鍵處理。

場景三：多產(chǎn)品融合的自動化面試流程

招聘流程，簡單來說就是HR接收到面試官的空閑時間→與候選人約定時間→面試。

如果是線上面試，那么HR會手動發(fā)起線上會議，然后微信/短信通知同學(xué)，同步通知面試官。此時若出現(xiàn)同學(xué)與面試官時間無法協(xié)調(diào)，則會增加更多的溝通成本。

同時，公司的筆試系統(tǒng)是外部采購的，與招聘流程相互獨立，這就有可能導(dǎo)致候選人筆試數(shù)據(jù)同步延遲，最終影響候選人/面試官/HR的使用體驗及工作效率。

隨著招聘流程在簡道云的全面覆蓋，我們意識到，面試流程應(yīng)打通不同平臺之間，減少手工作業(yè)，展示更為全面且符合業(yè)務(wù)流程的信息。

于是，基于招聘面試需求，我們梳理了現(xiàn)在招聘過程中會使用到的產(chǎn)品，如騰訊會議、牛客、showmebug、sendcloud等，對面試流程和筆試流程進(jìn)行了重構(gòu)，同步設(shè)計實施方案。

我們運用了簡道云的數(shù)據(jù)推送、智能助手、API更新/新建數(shù)據(jù)等功能，實現(xiàn)通知自動化、數(shù)據(jù)全面化、實時化，提升了面試質(zhì)量，減少了信息差，避免HR中間溝通的失誤。

如今，無需HR參與，面試官即可在表單中選擇候選人，確定面試后就自動生成會議號，自動發(fā)送短信及郵件至相關(guān)方。候選人信息自動同步至筆試系統(tǒng)，完成筆試后，候選人的筆試報告、分?jǐn)?shù)、完成時間等信息實時回傳至簡道云招聘系統(tǒng)，大大提升了招聘效率。

場景四：優(yōu)化流程通知體驗

系統(tǒng)上線并非搭建工作的終點，為了讓系統(tǒng)真正能被大家用起來，我們需要確保流程能夠順利地流轉(zhuǎn)下去。良好的流程通知體驗?zāi)茏寴I(yè)務(wù)用戶在每天的信息轟炸中從容地找到相關(guān)信息，輕松處理流程。

這里以干部競聘流程為例，分享我們?nèi)绾芜M(jìn)行通知設(shè)計。

通過簡道云與企業(yè)微信集成，提交【發(fā)布競聘公告】后，簡道云流程數(shù)據(jù)推送至企業(yè)微信后臺，企業(yè)微信自動發(fā)送卡片消息給全員，點擊可直達(dá)報名入口。

通過簡道云查詢數(shù)據(jù)的API接口，系統(tǒng)自動在材料截止前5天給報名競聘的同學(xué)發(fā)送企業(yè)微信文本，并附上提交鏈接。

由于競聘答辯的時間地點需要確認(rèn)后及時通知候選同學(xué)，通知時間往往是臨時確定的。通過前端事件功能，答辯組織者可以使用按鈕功能，測試消息內(nèi)容后隨時推送。

優(yōu)化后，帆軟公司對內(nèi)的競聘以及對外的招聘通知全部自動化進(jìn)行，減免了以往每個環(huán)節(jié)都需要的人工通知、人工識別通知人、人工編寫通知內(nèi)容、人工催辦等動作降低了人工管理成本。系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)、精美板式，有助于提升雇主品牌形象。

場景五：數(shù)據(jù)集成

原先，由于人力系統(tǒng)各個模塊之間并不打通，在流程中，審批人經(jīng)常因無法獲取全面的信息，需要切換不同窗口或系統(tǒng)處理問題。

基于此，我們設(shè)計了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)，盡量符合數(shù)據(jù)庫范式；對各個模塊生成關(guān)鍵數(shù)據(jù)服務(wù)表，以備調(diào)用。

在應(yīng)用搭建的過程中，我們簡道云獲取數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)推送的開放功能，整合數(shù)據(jù)并回傳至簡道云服務(wù)表；接下來通過跨應(yīng)用表單、多標(biāo)簽頁展示、顯隱設(shè)置等功能，實現(xiàn)對不同人展示不同數(shù)據(jù)，不同流程展示相關(guān)數(shù)據(jù)，做到了數(shù)據(jù)透明。

案例小結(jié)

帆軟人力資源模塊累計使用簡道云建設(shè)管理流程16項、數(shù)據(jù)看板23張、智能助手396條、主數(shù)據(jù)表單124張，服務(wù)于公司1700余名同學(xué)。模塊覆蓋人力資源管理的人力規(guī)劃、招聘管理、基礎(chǔ)人事、干部管理等相關(guān)板塊。相對于外采系統(tǒng)，預(yù)計每年節(jié)省成本不低于40萬。

利用簡道云統(tǒng)一搭建人事管理系統(tǒng)，一方面，不會出現(xiàn)因外采系統(tǒng)導(dǎo)致的頂層設(shè)計混亂的問題；另一方面也避免了后續(xù)系統(tǒng)運維和需求變動產(chǎn)生的二次實施成本。

人事部門的核心目標(biāo)，是通過合理科學(xué)的人力資源管理體系，促進(jìn)組織始終充滿活力，助力戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)的達(dá)成。通過簡道云，我們自主建設(shè)了滿足個性化需求的人事各模塊系統(tǒng)，打通融合為統(tǒng)一的人事服務(wù)平臺，高效地支持了我們達(dá)成目標(biāo)。

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